Tipps für die Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware
„Wer billig kauft, kauft teuer“ lautet eine alte Redewendung. Das gilt auch für die Wahl der richtigen Software für die Buchhaltung im Unternehmen. Gemeint ist in diesem Fall jedoch keinesfalls, dass eine kostengünstige Buchhaltungssoftware nicht den gewünschten Leistungsumfang bieten kann, denn mittlerweile gibt es sehr viele preisgünstige Lösungen am Markt mit guter Performance. Vielmehr geht es darum, sich bei der Auswahl ein wenig Zeit zu nehmen und genau jene Software auszuwählen, die den Anforderungen für das eigene Unternehmen am ehesten entspricht. Um diese Entscheidung treffen zu können, sollten vor allem die folgenden Tipps berücksichtigt werden.
Tipp #1: Nicht allein entscheiden
Die Entscheidung, welche Software für die Erledigung der Buchhaltung zukünftig zum Einsatz kommt, sollte nach Möglichkeit nicht allein getroffen werden. Nach Möglichkeit sollten vor allem folgende Personen in die Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware miteinbezogen werden:
- Jene User, die in weiterer Folge mit der Software arbeiten
- Jene Mitarbeiter im Unternehmen, die sich um den technischen Betrieb der Software kümmern
- Experten, die bereits Erfahrung mit der Einführung von Buchhaltungs-Software in einem Unternehmen haben
Gemeinsam sollte ein entsprechendes Lastenheft mit jenen Funktionen erstellt werden, die die Software unbedingt erfüllen muss.
Auch Einzelunternehmer sollten überlegen, wer ihnen bei der Auswahl behilflich sein könnte. Unterstützung finden diese beispielsweise bei befreundeten Unternehmern oder in entsprechenden Verbänden für Gründer und Selbstständige.
Tipp #2: Ein Budget festlegen
Nachdem klar ist, was die Software können muss und welche Prozesse damit im Unternehmen verbessert werden können, geht es darum, das Budget für die Software festzulegen.
Dabei gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
- Ein einmaliges Budget für den Kauf einer Software zum Festpreis
- Ein monatliches Budget für die laufende Miete einer Software
Ein Festpreis wird zumeist für stationäre Software bezahlt. Bei Cloud-Lösungen kommt hingegen zumeist das Mietmodell zum Einsatz. Doch mit der Einmalzahlung bei der stationären Lösung ist es oftmals nicht getan. Denn für Updates, benötigte Erweiterungen und Support können ebenfalls laufende Kosten entstehen. Diese sollten in der Budgetplanung entsprechend berücksichtigt werden.
Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, ob die Software modular aufgebaut ist und sich dadurch zu einem späteren Zeitpunkt kostengünstig und ohne teuren Programmieraufwand erweitern lässt.
Tipp #3: Auf die Kompatibilität und Schnittstellen achten
Die beste Software ist im Unternehmen wirkungslos, wenn kein Datenaustausch mit anderen Programmen, die bereits im Einsatz sind, stattfinden kann.
Besonderes Augenmerk sollte dabei vor allem auf die ELSTER-Schnittstellen gelegt werden: In Deutschland ist die Erstellung einer elektronischen Bilanz seit dem Jahr 2018 grundsätzlich für alle Unternehmer verpflichtend. Um die dafür erforderlichen Daten zum ELSTER-Portal übertragen zu können, sollte das Tool eine entsprechende Schnittstelle dafür aufweisen.
Gleichzeitig sollte jedoch auf die Datensicherheit der Buchhaltungssoftware und vor allem auf den Schutz der Bankdaten geachtet werden.
Tipp #4: Die Benutzerfreundlichkeit nicht vergessen
Ein großer Funktionsumfang bei einer Software ist zwar schön, doch er bringt nur dann etwas, wenn sich die einzelnen Funktionen auch entsprechend einfach bedienen lassen.
Komplizierte Abläufe in der Software sind ein echter Zeitfresser und ein großer Demotivationsfaktor für die Mitarbeiter, die ständig mit der Software arbeiten müssen. Laut einer Umfrage aus dem Frühjahr 2022 bei rund 2.000 IT-Fachleuten rund um den ganzen Globus beklagen etwa neun von zehn Befragten entsprechende Probleme mit sogenannter „Bloatware“.
Im Unternehmen geht dadurch wertvolle Zeit verloren, die stattdessen für andere Dinge sinnvoller eingesetzt werden könnte. Denn Zeit ist im Unternehmenskontext auch immer Geld. Laut der Studie belaufen sich die Kosten durch Bloatware allein in den USA auf rund 84 Milliarden Dollar im Jahr.
Tipp #5: Den Kundensupport analysieren
Bei der Kaufentscheidung sollte keinesfalls der Kundenservice und Produktsupport für die entsprechende Software unterschätzt werden. Hier lohnt es sich, im Vorfeld auf entsprechenden neutralen Bewertungsplattformen wie beispielsweise Trustpilot zu recherchieren, wie zufrieden andere User damit sind.
Zudem sollte auf der Webseite analysiert werden, welche Möglichkeiten es gibt, den Kundenservice zu kontaktieren. Seriöse Unternehmen verstecken sich nicht hinter ihren Produkten, sondern stellen entsprechende Kontaktmöglichkeiten in Form einer E-Mail-Adresse und einer Telefon-Hotline transparent zur Verfügung.
Tipp #6: Vor dem Kauf ausführlich vergleichen und testen
Eine Buchhaltungssoftware ist oftmals für viele Jahre im Einsatz. Deshalb sollte hier nicht die Katze im Sack gekauft werden. Viele Unternehmen bieten Interessenten an, die Software erst einmal für einen Testzeitraum ausführlich kostenlos zu analysieren, bevor sie ihre endgültige Kaufentscheidung treffen.
Auf diese Möglichkeit sollten Unternehmer auf keinen Fall verzichten. Im Idealfall werden drei bis fünf in Frage kommenden Softwarelösungen von den in die Entscheidung einbezogenen Personen auf Herz und Nieren überprüft. Große Hilfe dafür bietet eine vom erstellten Lastenheft abgeleitete Checkliste, mit der die Analyse der wichtigsten Funktionen einfach und schnell abgearbeitet werden kann.
Jeder Punkt auf der Checkliste sollte auf einer Skala von 0 (=nicht vorhanden bzw. funktioniert nicht) bis 10 (perfekt gelöst) beurteilt werden. Die Gesamtpunkteanzahl kann in weiterer Folge für die Auswahl der geeigneten Software herangezogen werden.
